Koszty uzyskania przychodu (KUP) w jednoosobowej działalności – co można odliczyć?

Koszty uzyskania przychodów to jeden z najważniejszych elementów rozliczenia jednoosobowej działalności gospodarczej. To właśnie od wysokości kosztów zależy dochód, od którego przedsiębiorca rozliczający PIT na skali podatkowej lub podatku liniowym oblicza podatek. W praktyce pytanie „co można wrzucić w koszty?” nie ma jednak jednej, zamkniętej listy odpowiedzi.

Podstawowa zasada jest prosta: wydatek może być kosztem, jeżeli pozostaje w związku z działalnością i został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, a jednocześnie nie został wyłączony przez przepisy.

W tym artykule wyjaśniamy:

• czym są koszty uzyskania przychodów w JDG,
• jakie wydatki przedsiębiorca może rozliczyć w 2026 r.,
• kiedy kosztem są komputer, telefon, internet i wyposażenie,
• jak rozliczać samochód wykorzystywany w działalności,
• co z kosztami mieszkania i pracy zdalnej,
• kiedy wydatek wymaga amortyzacji,
• jak dokumentować KUP,
• których wydatków nie należy automatycznie zaliczać do kosztów.

Spis treści

• Czym są koszty uzyskania przychodów w JDG?
• Jakie wydatki przedsiębiorca może zaliczyć do KUP?
• Komputer, telefon i internet – kiedy są kosztem?
• Samochód w działalności – tutaj łatwo o błąd
• Mieszkanie i praca zdalna – co można rozliczyć?
• Amortyzacja, wyposażenie i większe zakupy
• Jak udokumentować koszt, aby nie budził wątpliwości?
• Czego przedsiębiorca nie powinien wrzucać w koszty?
• KUP w JDG – najważniejsza zasada na 2026 rok

Czym są koszty uzyskania przychodów w JDG?

Koszt uzyskania przychodu nie oznacza po prostu każdego wydatku poniesionego przez przedsiębiorcę. Kluczowy jest jego związek z działalnością. Ministerstwo Finansów wskazuje, że kosztami mogą być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Wydatek powinien być poniesiony przez podatnika i nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien umieć odpowiedzieć na pytanie: dlaczego firma potrzebowała tego wydatku?

Przykładowe koszty związane z działalnością mogą obejmować:

• zakup towarów i materiałów,
• materiały biurowe,
• oprogramowanie i licencje,
• sprzęt komputerowy,
• usługi księgowe i prawne,
• reklamę i marketing,
• telefon oraz internet wykorzystywane w firmie,
• szkolenia związane z prowadzoną działalnością,
• ubezpieczenia firmowe,
• czynsz za lokal użytkowy,
• koszty transportu i podróży służbowych,
• wydatki związane z samochodem używanym w działalności.

Warto pamiętać, że samo posiadanie faktury nie przesądza jeszcze o podatkowym charakterze wydatku. Dokument potwierdza transakcję, ale przedsiębiorca powinien również być w stanie wykazać jej gospodarczy związek z firmą.

Jakie wydatki przedsiębiorca może zaliczyć do KUP?

W przypadku jednoosobowej działalności katalog kosztów jest szeroki, ponieważ przepisy nie tworzą zamkniętej listy wszystkich wydatków, które można rozliczyć. Zamiast tego ustawodawca posługuje się przede wszystkim kryterium celu gospodarczego.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność rozróżnienia wydatków firmowych od prywatnych. Zakup materiałów potrzebnych do wykonania zlecenia będzie naturalnym kosztem. Inaczej należy podejść do wydatku, który służy przede wszystkim osobistym potrzebom właściciela firmy.

Do typowych grup kosztów można zaliczyć:

• towary handlowe i materiały,
• usługi obce,
• księgowość i obsługę prawną,
• reklamę, marketing i pozycjonowanie,
• abonamenty na programy wykorzystywane w pracy,
• domenę i hosting,
• sprzęt biurowy i elektroniczny,
• szkolenia zawodowe,
• ubezpieczenia związane z działalnością,
• opłaty za lokal firmowy,
• koszty podróży związanych z biznesem.

W przypadku bardziej nietypowych wydatków istotne znaczenie może mieć interpretacja indywidualna. Ministerstwo Finansów udostępnia w tym celu system EUREKA, w którym można wyszukiwać interpretacje podatkowe m.in. według słów kluczowych i daty.

Komputer, telefon i internet – kiedy są kosztem?

Komputer, monitor, drukarka, smartfon czy słuchawki mogą być związane z wykonywaniem działalności, ale sposób rozliczenia zależy od charakteru zakupu i jego wykorzystania. Im wyraźniejszy związek sprzętu z działalnością, tym łatwiej uzasadnić jego gospodarczy charakter.

Podobnie wygląda kwestia telefonu i internetu. Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje je do kontaktu z klientami, obsługi zamówień, pracy w systemach informatycznych czy prowadzenia sprzedaży online, wydatki mogą mieć związek z działalnością.

Problem pojawia się wtedy, gdy urządzenie lub usługa są jednocześnie wykorzystywane prywatnie. W takiej sytuacji szczególnego znaczenia nabiera właściwe ustalenie części związanej z działalnością i posiadanie dokumentacji pozwalającej uzasadnić przyjęte rozliczenie.

Nie należy też mylić kosztu uzyskania przychodu z ulgą podatkową. Przykładowo ulga na internet jest odrębnym mechanizmem i ma własne ograniczenia. W 2026 r. przy spełnieniu warunków można odliczyć maksymalnie 760 zł, przy czym ulga jest dostępna przez dwa kolejne lata podatkowe.

Samochód w działalności – tutaj łatwo o błąd

Samochód jest jednym z najbardziej problematycznych obszarów rozliczania kosztów w JDG. Znaczenie ma między innymi to, czy pojazd jest prywatny, firmowy, czy wykorzystywany zarówno służbowo, jak i prywatnie.

Przy prywatnym samochodzie osobowym wykorzystywanym w działalności przepisy przewidują ograniczenia. Ministerstwo Finansów wskazuje, że do kosztów można zaliczać 20% wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego, jeżeli pojazd jest wykorzystywany również w działalności.

W 2026 r. zmieniły się natomiast limity dotyczące kosztów amortyzacji samochodów osobowych. Dla pojazdów wprowadzanych do ewidencji od 1 stycznia 2026 r. limit wynosi:

• 225 tys. zł dla samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem,
• 150 tys. zł dla samochodów z emisją CO₂ poniżej 50 g/km,
• 100 tys. zł dla samochodów z emisją CO₂ równą lub wyższą niż 50 g/km.

Dla pojazdów wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r. stosuje się zasady właściwe dla wcześniejszego okresu.

To istotna zmiana, ponieważ przy drogim samochodzie nie zawsze cała wartość pojazdu będzie mogła zostać podatkowo rozliczona.

Mieszkanie i praca zdalna – co można rozliczyć?

Praca z domu nie oznacza automatycznie, że wszystkie wydatki związane z mieszkaniem stają się kosztami działalności. Konieczne jest wykazanie związku konkretnego wydatku z prowadzonym biznesem.

Znaczenie może mieć sposób wykorzystania mieszkania. Jeżeli przedsiębiorca posiada wyodrębnione miejsce przeznaczone na działalność, łatwiej uzasadnić odpowiednią część wydatków związanych z jego wykorzystaniem.

W praktyce należy zachować szczególną ostrożność przy:

• czynszu,
• energii elektrycznej,
• ogrzewaniu,
• wodzie,
• internecie,
• wyposażeniu przestrzeni do pracy.

Nie powinno się automatycznie traktować całych rachunków za mieszkanie jako kosztów firmy. Rozliczenie powinno odpowiadać rzeczywistemu wykorzystaniu przestrzeni lub usług na potrzeby działalności.

Amortyzacja, wyposażenie i większe zakupy

Nie każdy większy zakup trafia jednorazowo do kosztów. W przypadku składników majątku spełniających warunki środka trwałego istotne znaczenie może mieć amortyzacja.

Dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność oraz małych podatników w 2026 r. limit jednorazowych odpisów amortyzacyjnych wynosi 213 tys. zł. Limit wynika z równowartości 50 tys. euro przeliczonej na złote.

W przypadku sprzętu, maszyn czy innych składników majątku sposób rozliczenia powinien być ustalany indywidualnie z uwzględnieniem wartości, przewidywanego okresu użytkowania oraz przepisów dotyczących amortyzacji.

To ważne zwłaszcza przy zakupach takich jak:

• profesjonalny komputer,
• maszyny produkcyjne,
• urządzenia specjalistyczne,
• wyposażenie lokalu,
• samochód,
• drogi sprzęt wykorzystywany przy świadczeniu usług.

Jak udokumentować koszt, aby nie budził wątpliwości?

Dokumentacja jest jednym z najważniejszych elementów bezpiecznego rozliczenia KUP. Faktura powinna pozwalać zidentyfikować transakcję, a przedsiębiorca powinien zachować dokumenty potwierdzające charakter wydatku.

W przypadku wydatków nietypowych pomocne mogą być dodatkowe materiały, np. umowa, opis projektu, korespondencja z kontrahentem czy dokumentacja pokazująca wykorzystanie zakupionego towaru lub usługi w firmie.

Przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• prawidłowe dane na dokumencie,
• datę i przedmiot transakcji,
• związek wydatku z działalnością,
• sposób wykorzystania zakupionego składnika,
• ewentualne ograniczenia wynikające z przepisów,
• prawidłowe ujęcie kosztu w ewidencji.

W przypadku kontroli liczy się nie tylko sam dokument księgowy, ale również możliwość wyjaśnienia, dlaczego dany wydatek był potrzebny przedsiębiorstwu.

Czego przedsiębiorca nie powinien wrzucać w koszty?

Największym błędem jest traktowanie KUP jako sposobu na obniżenie podatku poprzez księgowanie każdego wydatku, który można powiązać z firmą w sposób bardzo ogólny.

Szczególnej ostrożności wymagają wydatki o charakterze osobistym, wydatki mieszane oraz zakupy, których związek z działalnością jest trudny do wykazania. Ustawa o PIT zawiera również katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Przed zaksięgowaniem wydatku warto więc odpowiedzieć na trzy pytania:

• Czy wydatek ma rzeczywisty związek z działalnością?
• Czy potrafię wyjaśnić, w jaki sposób pomaga osiągać, zachować lub zabezpieczyć przychód?
• Czy przepisy nie wyłączają tego wydatku z kosztów?

Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z pytań budzi wątpliwości, bezpieczniej jest sprawdzić aktualne przepisy lub interpretacje niż automatycznie ujmować wydatek w kosztach.

KUP w JDG – najważniejsza zasada na 2026 rok

Koszty uzyskania przychodów w jednoosobowej działalności gospodarczej nie są listą zakupów, które przedsiębiorca może dowolnie „wrzucać w firmę”. Najważniejszy jest rzeczywisty związek wydatku z działalnością oraz możliwość jego udokumentowania.

W 2026 r. szczególnego znaczenia nabierają również limity dotyczące samochodów osobowych oraz prawidłowe rozliczanie wydatków wykorzystywanych jednocześnie służbowo i prywatnie.

Dobrą praktyką jest traktowanie każdego wydatku jak potencjalnego pytania kontrolnego: co firma zyskała dzięki temu zakupowi? Jeżeli przedsiębiorca potrafi odpowiedzieć na nie konkretnie, posiada odpowiednią dokumentację i nie występuje ustawowe wyłączenie, wydatek ma znacznie mocniejsze podstawy do ujęcia w kosztach.

Warto również pamiętać, że zasady KUP dotyczą przede wszystkim przedsiębiorców rozliczających dochód, m.in. według skali podatkowej lub podatku liniowego. Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych koszty uzyskania przychodów nie pomniejszają podstawy opodatkowania w taki sposób jak przy rozliczaniu dochodu.