Tytuł: Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia – wszystko, co powinieneś wiedzieć jako pracownik lub pracodawca
Data publikacji: 14 października 2025
Data ostatniej aktualizacji: 14 października 2025
Autor: Krzysztof Malewicz
Wynagrodzenie za pracę to temat, który dotyczy każdego zatrudnionego – bez względu na branżę czy stanowisko. Jednak nie każdy zdaje sobie sprawę, że kwota, którą otrzymuje na konto, nie zawsze odpowiada całkowitej wartości jego pensji brutto. Część pieniędzy jest bowiem potrącana automatycznie – z mocy prawa lub na podstawie decyzji pracownika czy wierzyciela.
W tym artykule przyjrzymy się obowiązkowym potrąceniom z wynagrodzenia, które dotyczą zarówno pracowników, jak i pracodawców. Wyjaśnimy, co może być potrącane bez zgody zatrudnionego, w jakiej kolejności dokonuje się potrąceń oraz jakie limity chronią pracownika przed nadmiernym obciążeniem finansowym.
W artykule przeczytasz m.in.:
- jakie potrącenia z wynagrodzenia są obowiązkowe z mocy prawa,
- czym różnią się potrącenia obowiązkowe od dobrowolnych,
- jak obliczyć kwotę wolną od potrąceń,
- jakie błędy popełniają najczęściej pracodawcy,
- jak chroni pracownika Kodeks pracy i inne przepisy.
👉 Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak działają potrącenia z wynagrodzenia i jakie prawa Ci przysługują.
Spis treści
- Czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia?
- Podstawa prawna – co mówi Kodeks pracy?
- Rodzaje potrąceń z wynagrodzenia
- Kolejność potrąceń – które należności mają pierwszeństwo?
- Kwota wolna od potrąceń – ile pracownik musi otrzymać „na rękę”?
- Potrącenia dobrowolne – co można odliczyć za zgodą pracownika?
- Najczęstsze błędy pracodawców przy potrąceniach
- Ochrona wynagrodzenia w praktyce – przykłady z życia
- Podsumowanie – co warto zapamiętać?
Czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia?
Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia to kwoty, które pracodawca musi odliczyć z pensji pracownika przed jej wypłatą. Ich celem jest zapewnienie realizacji obowiązków wobec państwa, instytucji finansowych czy wierzycieli.
Najczęściej wynikają one z przepisów prawa pracy, ustaw podatkowych oraz decyzji administracyjnych – np. komorniczych. Pracownik nie ma wpływu na to, czy i w jakiej wysokości zostaną dokonane.
Do podstawowych potrąceń należą m.in.:
- zaliczka na podatek dochodowy (PIT),
- składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
- potrącenia komornicze lub alimentacyjne,
- potrącenia z tytułu kar pieniężnych nałożonych zgodnie z Kodeksem pracy.
Podstawa prawna – co mówi Kodeks pracy?
Podstawowe regulacje dotyczące potrąceń z wynagrodzenia zawarte są w art. 87–91 Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi:
- potrąceń można dokonywać tylko w przypadkach przewidzianych prawem,
- obowiązuje kolejność potrąceń,
- musi być zachowana kwota wolna od potrąceń,
- pracownik powinien wiedzieć, kto i dlaczego dokonuje potrąceń.
Kodeks pracy chroni wynagrodzenie przed nadmiernym obciążeniem, zapewniając pracownikowi minimalne środki do życia – nawet przy zadłużeniu.
Rodzaje potrąceń z wynagrodzenia
Potrącenia dzielą się na obowiązkowe i dobrowolne. W praktyce oznacza to, że niektóre kwoty pracodawca musi odprowadzić z urzędu, a inne – może, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę.
Do potrąceń obowiązkowych zaliczamy:
- Składki ZUS – na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne.
- Zaliczki na podatek dochodowy – przekazywane do urzędu skarbowego.
- Egzekucje komornicze – alimenty, grzywny, mandaty, zaległe zobowiązania.
- Kary pieniężne – np. za nieprzestrzeganie zasad BHP, opuszczenie stanowiska pracy bez usprawiedliwienia itp.
Kolejność potrąceń – które należności mają pierwszeństwo?
Kodeks pracy określa dokładną kolejność potrąceń. Jeśli pracownik ma kilka zobowiązań, potrąceń dokonuje się w następującej kolejności:
- Świadczenia alimentacyjne,
- Pozostałe egzekucje (np. komornicze, administracyjne),
- Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- Kary pieniężne przewidziane w Kodeksie pracy.
Taki porządek ma na celu ochronę najważniejszych interesów – w pierwszej kolejności dzieci lub osób uprawnionych do alimentów.
Kwota wolna od potrąceń – ile pracownik musi otrzymać „na rękę”?
Kwota wolna od potrąceń to część wynagrodzenia, której nie można zabrać pracownikowi – nawet jeśli ma długi. Jej wysokość zależy od minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz rodzaju potrącenia.
W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4626 zł brutto (od lipca 2025 r.). Oznacza to, że przy potrąceniach innych niż alimentacyjne pracownik musi otrzymać co najmniej równowartość minimalnej pensji netto, czyli ok. 3560 zł.
W przypadku potrąceń alimentacyjnych kwota wolna nie obowiązuje – można potrącić nawet do 60% wynagrodzenia.
Potrącenia dobrowolne – co można odliczyć za zgodą pracownika?
Nie wszystkie potrącenia mają charakter przymusowy. Pracownik może wyrazić dobrowolną zgodę (najczęściej pisemną) na odliczenie pewnych kwot z pensji.
Najczęściej dotyczą one:
- składek na związki zawodowe,
- składek na prywatne ubezpieczenie zdrowotne lub emerytalne,
- spłaty pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- wpłat na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK),
- składek na fundusze dobrowolne (np. na cele charytatywne lub organizacyjne).
Ważne, aby zgoda była dobrowolna, świadoma i pisemna – bez niej potrącenie będzie niezgodne z prawem.
Najczęstsze błędy pracodawców przy potrąceniach
Mimo że przepisy wydają się jednoznaczne, w praktyce wielu pracodawców popełnia błędy przy dokonywaniu potrąceń. Do najczęstszych należą:
- brak pisemnej zgody na potrącenia dobrowolne,
- przekroczenie dopuszczalnych limitów potrąceń,
- niewłaściwa kolejność potrąceń,
- potrącenie kwot z wynagrodzenia za czas choroby,
- błędne obliczenie kwoty wolnej od potrąceń po zmianie pensji minimalnej.
Takie uchybienia mogą skutkować roszczeniami pracownika, a nawet karami finansowymi dla pracodawcy w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Ochrona wynagrodzenia w praktyce – przykłady z życia
Przykład 1
Pracownik zarabia 5000 zł brutto i ma zajęcie komornicze niealimentacyjne. Pracodawca może potrącić maksymalnie 50% wynagrodzenia, ale musi pozostawić pracownikowi kwotę wolną – ok. 3560 zł netto.
Przykład 2
Pracownica z wynagrodzeniem 6500 zł brutto ma zasądzone alimenty w wysokości 1500 zł. Ponieważ to świadczenie alimentacyjne, potrącenie może wynieść do 60% wynagrodzenia.
Takie przypadki pokazują, jak istotne jest prawidłowe obliczanie potrąceń i znajomość przepisów – zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
- Potrącenia z wynagrodzenia są obowiązkowe lub dobrowolne.
- Pracodawca musi przestrzegać określonej kolejności i limitów potrąceń.
- Kwota wolna od potrąceń chroni pracownika przed utratą środków do życia.
- Potrącenia bez zgody pracownika (jeśli nie wynikają z przepisów) są nielegalne.
- Aktualne stawki i limity zmieniają się wraz z minimalnym wynagrodzeniem – warto je śledzić co roku.
Dodaj komentarz